Jak wybrać firmę przechowującą dokumenty?

Wahasz się, czy warto zaufać zewnętrznemu podmiotowi i to jemu przekazać przechowywanie dokumentów? Z tego tekstu dowiesz się, co o tym obowiązku mówią przepisy i w jaki sposób profesjonalni usługodawcy dbają o bezpieczeństwo informacji swoich klientów.

Co o przechowywaniu dokumentów mówi prawo?

Przedsiębiorca zobowiązany jest do zapewnienia zgromadzonej dokumentacji bezpieczeństwa. To zadanie nakłada na niego m.in. RODO. Rozporządzenie nie mówi o konieczności korzystania z konkretnych rozwiązań. Należy jednak:

1. ocenić, czy archiwum jest właściwie chronione;
2. upewnić się, czy wdrożono działania, zabezpieczające dokumentację przed kradzieżą lub zniszczeniem;
3. tak zaplanować proces przechowywania dokumentów, aby pozwalał on na szybkie usunięcie danych klienta.

RODO zaleca, by dokumentację przechowywać tylko do momentu, do którego jest to niezbędne. Przechowywanie akt w świetle rozporządzenia uznawane jest za przetwarzanie danych osobowych. Należy stosować się także od przepisów krajowych, dotyczących okresu przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentacji do ZUS i akt pracowniczych. Ważne jest też aktualizowanie swojej wiedzy. Jedną z istotnych zmian, które dokonały się w ciągu ostatnich lat, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów.

Przed 1 stycznia akta osobowe pracowników mogły być przechowywane nawet przez 50 lat. Pozostałe dokumenty, które nie wliczają się do akt osobowych, należało przechowywać do czasu, aż przedawni się okres roszczeń pracowniczych (3 lata). Obecnie okres ten wynosi 10 lat od momentu wygaśnięcia stosunku pracy. Nieprzestrzeganie wyznaczonych terminów (czyli zbyt długie lub zbyt krótkie przetrzymywanie akt) może doprowadzić do tego, że na przedsiębiorcę zostaną nałożone wysokie kary. Specjaliści nieprzerwanie aktualizują swoją wiedzę, dlatego możemy mieć pewność, że cały proces odbywa się z poszanowaniem przepisów.

Przechowywanie dokumentów - czuj się pewnie

Prawnie nie jesteśmy zobowiązani do współpracy z firmą, zajmującą się przechowywaniem dokumentów. Przeważnie jest to jednak najłatwiejsze rozwiązanie. Nowoczesna infrastruktura pozwala skutecznie zarządzać zgromadzoną dokumentacją. W efekcie każdy ruch akt jest ewidencjonowany w systemie, co pozwala generować szczegółowe raporty działań, wykonanych na dokumentach.

Specjaliści, zdając sobie sprawę z tego, że przedsiębiorstwa coraz chętniej decydują się na zapis danych na elektronicznych nośnikach, rozszerzyli swoją ofertę z myślą o nowoczesnych klientach. W ten sposób działa m.in. firma Rhenus Data Office Polska, która oprócz dokumentów w tradycyjnej formie, przechowuje też dane na taśmach LTO, DAT, kartach pamięci, dyskach i innych.

Na komfort klienta wpływa również fakt, że eksperci mają doświadczenie w brakowaniu dokumentacji oraz w utylizacji akt. Współpraca z rzetelną firmą oznacza więc, że nie musimy zaprzątać sobie głowy tym, jak długo należy przechowywać dokumentację oraz tym, jak bezpiecznie ją zniszczyć, gdy przestanie być potrzebna. Podczas wyboru usługodawcy warto będzie więc zwrócić uwagę na to, czy będzie on w stanie zaproponować nam kompleksową pomoc.

Na co jeszcze dobrze będzie zwrócić uwagę?

Przekazanie dokumentacji na zewnątrz to ważny krok. Zanim zaufamy konkretnemu wykonawcy, upewnijmy się, czy spełnia on określone normy. Najwyższego bezpieczeństwa możemy spodziewać się, gdy firma spełnia m.in. normy ISO 27001 i ISO 9001. Oprócz ochrony przed kradzieżą, specjaliści zabezpieczają też akta przed działaniem ognia i wody. W tym celu stosują odpowiednie zabezpieczenia, a swoje placówki umieszczają na zweryfikowanych terenach niezalewowych.